Kiểm soát thu tiền mặt

Đăng lúc: Thứ năm - 08/12/2011 13:15 - Người đăng bài viết: kiemtoannoibo
kiểm soát tiền

kiểm soát tiền

kiểm soát thu tiền mặt tưởng chừng đơn giản nhưng nếu không có chính sách quản lý chặt chẽ công ty của bạn sẽ đối mặt với rủi ro mất tiền và rủi ro giảm uy tín của doanh nghiệp. Trong thời gian làm kiểm toán nội bộ tôi đã gặp một số tình huống dưới đây xin chia sẻ với các bạn nhằm giúp các bạn rút kinh nghiệm cho công ty của mình và áp dụng các biện pháp quản lý đầy sáng tạo cho phù hợp với thực tiễn của công ty bạn.
Kiểm soát thu tiền mặt
 
Kiemtoannoibo.com.vn- kiểm soát thu tiền mặt tưởng chừng đơn giản nhưng nếu không có chính sách quản lý chặt chẽ công ty của bạn sẽ đối mặt với rủi ro mất tiền và rủi ro giảm uy tín của doanh nghiệp. Trong thời gian làm kiểm toán nội bộ tôi đã gặp một số tình huống dưới đây xin chia sẻ với các bạn nhằm giúp các bạn rút kinh nghiệm cho công ty của mình và áp dụng các biện pháp quản lý đầy sáng tạo cho phù hợp với thực tiễn của công ty bạn.
 
TH1: Công ty không có chính sách quản lý nhân viên thu tiền mặt
Một số công ty chỉ tập trung vào việc bán hàng ra, còn việc thu tiền mặt thì chỉ dừng lại việc đốc thúc nhân viên kinh doanh đi thu tiền mà chưa có chính sách quản lý việc thu tiền của nhân viên kinh doanh. Khi đó việc thu và nộp tiền phụ thuộc hoàn toàn vào tính trung thực của nhân viên kinh doanh. Nếu giả sử nhân viên của bạn không trung thực, họ đã thu được tiền của khách hàng nhưng lại báo cáo là chưa thu được và giữ lại để tiêu sài cá nhân sau đó xin nghỉ việc. Trong trường hợp này bạn sẽ chỉ phát hiện được khi nhân viên mới đến thu tiền hoặc bộ phận kế toán công nợ của bạn gọi điện đến khách hàng đòi tiền.
 
TH2: Công ty có chính sách quản lý tiền nhưng chưa chặt chẽ
Để đối phó với rủi ro mất tiền như tình huống 1 (nêu trên) công ty đã đặt ra quy định quản lý bằng phiếu thu tiền mặt cụ thể: nhân viên sẽ được phát 1 quyển phiếu thu có 50 phiếu, mỗi phiếu 3 liên đóng số liên tục và đóng dấu giáp lai, khi thu tiền phải phát phiếu cho khách hàng, hàng tháng phải báo cáo tình hình sử dụng phiếu thu. Quy định này tưởng chừng chặt chẽ nhưng tuy nhiên vẫn còn sơ hờ, vì trong khoảng thời gian 1 tháng nhân viên có thể thu được cả trăm triệu thay vì nộp ngay cho thủ quỹ thì nhân viên lại giữ đến cuối tháng để nộp tiền và báo cáo tình hình thu tiền một thể vào cuối tháng, đến giữa tháng đột nhiên có họ có khoản phải chi cá nhân và họ tự ý cho phép mình sử dụng tiền thu được vào mục đích cá nhân hoặc nhân viên đó nghỉ việc giữa tháng mà công tác bàn giao thì lại quá lỏng lẻo nên công ty không thể phát hiện được mất tiền hoặc nếu phát hiện được thì anh/chị ta cũng đã tiêu vào việc cá nhân.
 
TH3: Công ty có chính sách quản lý tiền rất chặt chẽ
Rút kinh nghiệm từ mất mát trên công ty đã đề ra một biện pháp chặt chẽ hơn: quản lý thu tiền trong vòng 24 giờ, cụ thể: công ty gửi thông báo đến toàn bộ khách hàng thông báo khách hàng chỉ đưa tiền cho nhân viên công ty khi họ xuât trình phiếu thu theo mẫu của công ty và khách hàng phải giữ lại 1 liên để làm bằng chứng đã trả triền. Toàn bộ phiếu thu thay vì trước đây phát cho nhân viên và yêu cầu báo cáo hàng tháng thì giờ đây công ty chỉ phát phiếu thu cho nhân viên khi nhân viên thông báo sẽ thu tiền khách hàng trong ngày và yêu cầu trong vòng 24 h phải nộp lại phiếu thu tiền dù thu được hay không thu được tiền. Phiếu thu được giao cho thủ quỹ quản lý như quản lý đối với tiền mặt, có ghi sổ mỗi khi bàn giao hoặc nhận lại phiếu từ nhân viên kinh doanh.
 
Chính sách quản lý này rất chặt chẽ, mất tiền chỉ xảy ra khi nhân viên bỏ trốn ngay sau khi thu được tiền và điều này vẫn có thể xảy ra, vì thế công ty đưa ra thêm một quy định hạn chế về số tiền mặt tối đa được phép thu bằng tiền mặt.
 
Chính sách quản lý này rất phù hợp với công ty có quy mô nhỏ, chưa thực phù hợp với công ty có nhiều phòng giao dịch hoặc showroom đóng rải rác khắp nơi, nhân viên kinh doanh sẽ rất vất vả cho việc đi lại trong ngày để lấy phiếu thu, nộp phiếu thu và nộp tiền.
 
Còn công ty của bạn, bạn đang quản lý như thế nào, hãy chia sẻ kinh nghiệm của các bạn tại diễn đàn: forum.kiemtoannoibo.com.vn
Tác giả bài viết: kiemtoannoibo
Nguồn tin: http://kiemtoannoibo.com.vn
Đánh giá bài viết
Tổng số điểm của bài viết là: 4 trong 1 đánh giá
Click để đánh giá bài viết
 

Thống kê

  • Đang truy cập: 94
  • Hôm nay: 132
  • Tháng hiện tại: 11422
  • Tổng lượt truy cập: 2780740

Tin tức mới nhất

Bài được xem nhiều nhất