Ký kết hợp đồng bán hàng không thể xem nhẹ

Đăng lúc: Thứ bảy - 16/06/2012 17:45 - Người đăng bài viết: kiemtoannoibo
Ký kết hợp đồng bán hàng không thể xem nhẹ

Ký kết hợp đồng bán hàng không thể xem nhẹ

Bất kỳ một giao dịch nào cũng cần phải hợp đồng ràng buộc. Trong trường hợp bình thường, mọi thứ diễn ra suôn sẻ thì hợp đồng thường bị xem nhẹ, có rất nhiều công ty bán hàng trước khi ký hợp đồng, việc này không có gì sai, nhưng ngay sau đó bạn phải ký hợp đồng bổ sung vào hồ sơ lưu trữ chứng từ ngay, nếu cứ trì hoãn hoặc quên mất không làm thì hậu quả thật khôn lường
Bất kỳ một giao dịch nào cũng cần phải hợp đồng ràng buộc. Trong trường hợp bình thường, mọi thứ diễn ra suôn sẻ thì hợp đồng thường bị xem nhẹ, có rất nhiều công ty bán hàng trước khi ký hợp đồng, việc này không có gì sai, nhưng ngay sau đó bạn phải ký hợp đồng bổ sung vào hồ sơ lưu trữ chứng từ ngay, nếu cứ trì hoãn hoặc quên mất không làm thì hậu quả thật khôn lường. Tôi đã từng biết rất nhiều công ty đã làm như vậy, nhân viên kinh doanh mải chạy theo doanh số bán hàng và họ quên mất một việc làm quan trọng đó là ký hợp đồng, sau đó nhân viên đó nghỉ việc và nhân viên mới tiếp quản, mọi việc vẫn diễn ra suôn sẻ cho đến một ngày việc làm ăn kinh doanh của khách hàng trở lên khó khăn, họ chây ỳ ra không chịu trả nợ, Công ty muốn đưa họ ra toà để kiện nhưng vì thiếu rất nhiều chứng cứ, đặc biệt là thiếu hợp đồng, vì vậy việc khởi kiện họ gặp rất nhiều khó khăn, tốn kém chi phí.
Vậy bạn sẽ phải làm gì để ngăn chặn rủi ro đó có thể xảy ra đối với công ty của bạn?  Một lời khuyên chân thành đó là bạn phải thiết lập một quy định, đưa ra quy tắc bắt buộc các nhân viên phải tuân thủ quy tắc này. Vậy quy tắc đó là gì? Chúng tôi sẽ giới thiệu với bạn ngay sau đây:
1.      Quy tắc 1: Yêu cầu toàn bộ các hợp đồng khi ký kết phải dùng hợp đồng mẫu.
Bạn cứ hình dung xem, nếu không có hợp đồng mẫu và bạn để cho nhân viên kinh doanh tự soạn hợp đồng và lại chẳng có ai kiểm soát điều đó thì điều gì sẽ xảy ra? Những điều mà tôi đã thấy tôi sẽ liệt kê cho bạn vài trường hợp điển hình:
·           Nhân viên sẽ lợi dụng việc đó để làm giá với khách hàng, thương lượng với khách hàng về những điều khoản chỉ toàn có lợi cho khách hàng, bởi vì nhân viên họ luôn chạy theo doanh số để tính lương + thưởng của họ, doanh số càng cao thu nhập của họ càng cao vì thế họ luôn muốn chiều lòng khách hàng để lấy được hợp đồng.
·           Nhân lực của bạn quá ít, chẳng ai kiểm tra lại hợp đồng, giám đốc kinh doanh/giám đốc điều hành cũng không đủ thời gian để mà kiểm tra trước khi ký và điều đó vô cùng nguy hiểm khi có nhiều điều khoản trái với quy định của pháp luật hoặc bất lợi cho công ty. Ví dụ điều khoản phạt chung không được vượt quá 8% theo luật thương mại, nhưng các nhân viên cứ để điều khoản phạt cao hơn và nếu có xảy ra tranh chấp thì toà sẽ tuyên vô hiệu ngay vì trái luật.
·           Bạn sẽ có đến hàng nghìn hợp đồng có hình thức khác nhau, điều đơn giản là có khi địa chỉ văn phòng giao dịch và số điện thoại liên hệ thôi cũng đã lung tung hết cả lên rồi, điều đó sẽ ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của bạn trong mắt bạn hàng.
Đến đây bạn đã hiểu là tại sao phải ký kế hợp đồng rồi chứ? Vậy bạn sẽ soạn thảo hợp đồng như thế nào?
Hợp đồng mẫu này sẽ do ban pháp chế công ty soạn thảo, nếu công ty của bạn không có ban pháp chế bạn có thể thuê luật sư bên ngoài soạn thảo. Bạn sẽ nói với tôi rằng điều đó là vô cùng tốn kém ? Hãy tin tôi đi chi phí thuê luật sư so với khoản nợ xấu lên đến vài tỷ của bạn thì nó vô cùng nhỏ nho. Bạn không nên tự soạn thảo hợp đồng trừ phi bạn nắm rất rõ các quy định của pháp luật về giao kết thương mại, hoặc bạn là một luật sư. Hợp đồng mẫu cố gắng phải bao phủ được hết toàn bộ các rủi ro pháp lý có thể xảy ra, còn đến khi áp dụng thì bạn điều chỉnh cắt bớt những điều khoản không cần thiết đi.

2.      Quy tắc 2: Hướng dẫn nhân viên cách sử dụng hợp đồng mẫu
Bạn lập một danh mục hoặc bôi vàng các chỗ cần phải điền vào đầy đủ, những chỗ phải chỉnh sửa cho phù hợp với từng đối tượng khách hàng. Theo kinh nghiệm của tôi thì bạn nên làm một hướng dẫn, nếu không thì khi giao đến tay từng nhân viên thì sẽ mỗi người làm một kiểu.

3.      Quy tắc 3: Giáo dục ý thức của nhân viên trong việc tuân thủ ký kết hợp đồng
Điều này nghe có vẻ như là lý thuyết và không thể thực hiện được nhưng hãy tin tôi, điều này là làm được và tôi đã thành công khi làm điều đó với công ty trước đây tôi làm thuê. Bằng các buổi họp giao ban hoặc họp nhanh tôi chỉ ra cho họ thấy rằng việc không tuân thủ ký kết hợp đồng thì hậu quả của nó là gì, chi phí ra sao ...

4.      Quy tắc 4: kiểm tra lại các điều khoản trong hợp đồng mẫu định kỳ 2 lần/năm
Tại sao lại phải kiểm tra những 2 lần? Bạn biết đó luật Việt Nam luôn thay đổi, thay đổi nhanh với tốc độ chóng mặt, vì vậy các điều khoản mà liên quan đến pháp lý thì sẽ bị ảnh hưởng bởi những văn bản điều chỉnh nó còn hay hết hiệu lực. Bên cạnh đó việc kinh doanh của bạn cũng thay đổi hàng ngày, các điều khoản trước đây ký kết về giá sẽ không còn phù hợp, bạn phải điều chỉnh lại cho phù hợp với giá thị trường. Nếu công ty của bạn ít có sự thay đổi thì bạn chỉ cần rà soát lại hợp đồng mẫu 1 lần/năm.

Nguồn tin: http://kiemtoannoibo.com.vn
Đánh giá bài viết
Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Click để đánh giá bài viết

Ý kiến bạn đọc

Mã an toàn:   Mã chống spamThay mới     

 

Thống kê

  • Đang truy cập: 22
  • Hôm nay: 352
  • Tháng hiện tại: 7585
  • Tổng lượt truy cập: 2801418

Tin tức mới nhất

Bài được xem nhiều nhất