Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị bằng excel

Đăng lúc: Thứ tư - 21/01/2015 09:31 - Người đăng bài viết: kiemtoannoibo
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị bằng excel

Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị bằng excel

Bạn có muốn chấm dứt nỗi sợ hãi/bực mình mỗi khi đến hạn nộp báo cáo ? Ban giám đốc thì thúc giục nộp báo cáo, còn nhân viên thì khổ sở lập báo cáo theo yêu cầu ?

1. Các buổi họp giao ban của bạn có hiệu quả không ?
2. Nếu bạn cho rằng buổi họp giao ban hiệu quả vậy thì có chỉ tiêu nào nói rằng buổi họp đó hiệu quả ?
3. Nếu bạn cho rằng buổi họp giao ban chưa hiệu quả vậy thì bạn có biết nguyên nhân của nó không ?
Nguyên nhân đó có thể là:
§  Chưa đạt được tiêu chuẩn của một buổi hợp giao ban hiệu quả ? Cụ thể là:
§  Buổi họp chưa có chương trình cụ thể ?
§  Chưa có nội dung tóm tắt của buổi họp ?
§  Chưa nêu ra kết quả mà buổi họp mong  đợi ?
§  Chưa thảo luận theo chủ đề theo thứ tự ưu tiên ?
§  Chưa quản lý được thời gian họp ?
§  Chưa có hệ thống báo cáo quản trị tốt ?
§  Thông tin trong báo cáo của các bộ phận dàn trải không nêu rõ đâu là thông tin trọng yếu, đâu là thông tin thứ yếu ?
§  Không có chỉ tiêu đo lường hiệu quả công việc trong mỗi báo cáo của bộ phận và tổng thể toàn công ty?
§  Không có chỉ tiêu đo lường hiệu quả công việc tuần trước, tháng trước, quý trước, cả năm ?
§  Báo cáo mới chỉ dừng lại ở mức độ phục vụ cho chính bộ phận đó và ban giám đốc chứ chưa đáp ứng được các nhu cầu sử dụng thông tin của các bộ phận có liên quan.
§  Báo cáo luôn trễ hạn ?
4. Những nguyên nhân kể trên vẫn chỉ là biểu hiện bên ngoài ? Vậy nguyên nhân sâu xa của một buổi họp giao ban kém hiệu quả và một hệ thống báo cáo quản trị tồi là gì ?
§  Nguyên nhân sâu xa của một buổi họp giao ban kém hiệu quả
§  Các buổi họp giao ban thường rất khô khan ?
§  Thời gian mỗi buổi hợp thường rất dài (trên 3 tiếng) làm mọi người mệt mỏi và chán nản ?
§  Mọi người chỉ tập trung vào công việc của mình hoặc check mail, lướt web …mà ít tập trung lắng nghe mọi người báo cáo ?
§  Các thành viên tham gia họp thường muốn lấy lý do để không phải tham gia họp hoặc tham gia sau đó rút nhanh.
§  Công việc trì trệ, không được giải quyết dứt điểm.
§  Có quá nhiều việc và không biết nên ưu tiên giải quyết việc nào trước.
§  ….v…v
§  Nguyên nhân sâu xa của một hệ thống báo cáo quản trị tồi
§  Ban giám đốc và các cấp quản lý không biết hoặc biết không rõ ràng về các loại báo cáo cần thiết để phục vụ cho việc điều hành ?
§  Ban giám đốc biết rất rõ ràng về các báo cáo cần thiết để phục vụ điều hành nhưng không truyển tải được mong muốn đó cho cấp dưới, hoặc đã truyển tải nhưng cấp dưới không biết cách làm ?
§  Nhân viên không biết hoặc biết không rõ ràng về nhu cầu báo cáo của ban giám đốc và các cấp quản lý để chuẩn bị dữ liệu và báo cáo khi cần ?
§  Nhân viên rất muốn nhưng chưa biết cách lưu trữ dữ liệu, trình bày dữ liệu để có một báo cáo đúng mong muốn của ban giám đốc và các cấp quản lý.
§  Nhân viên không có ý thức hoặc không thấy được tầm quan trọng của một báo cáo quản trị tốt nên làm hời hợt, làm vì bị giao việc.
§  ….v…v
Điều tồi tệ gì đã đang và sẽ xảy ra mà nguyên nhân của nó là do mỗi buổi họp giao ban không hiệu quả và do một hệ thống báo cáo quản trị tồi ?
1.            Công việc điều hành bị thụ động, mọi việc trì trệ hoặc tiến triển rất chậm.
2.    Thiếu tự tin trong việc ra quyết định điều hành sản xuất kinh doanh.
3.    Không phản ứng kịp thời trước khi một điều tồi tệ xảy ra như: nợ không thể thu hồi, hàng tồn kho nhiều mà vẫn nhập hàng, hàng tồn kho thiếu không đủ phục vụ sản xuất khi doanh dẫn đến phải tạm dừng sản xuất, không đủ khả năng thanh toán các khoản nợ quá hạn hoặc đến hạn …
Nếu bạn gặp phải những đề trên và chưa biết cách giải quyết như thế nào thì bạn hãy để chúng tôi giúp bạn giải quyết triệt để những vấn đề tồn tại đó.
Vậy giải pháp của chúng tôi là gì ?
1.            Xây dựng một hệ thống báo cáo quản trị tốt bằng excel. Sở dĩ chúng tôi dùng excel vì theo khảo sát của chúng tôi thì 99,9% các báo cáo trong một buổi họp giao ban được trình bày bằng excel hoặc có liên quan đến excel.
2.    Tổ chức mẫu một buổi họp giao ban hiệu quả ?
Giải pháp của chúng tôi được thực hiện như thế nào ?
Tuỳ từng đặc thù của mỗi doanh nghiệp mà chúng tôi sẽ linh hoạt trong việc đưa ra giải pháp, tuy nhiên quy trình chung đối với giải pháp xây dựng hệ thống báo cáo quản trị như sau:
1.    Tìm hiểu nhu cầu sử dụng báo cáo của Ban giám đốc, các cấp quản lý trong công  ty.
2.    Tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến tình trạng chậm báo cáo, không có báo cáo, báo cáo không đủ thông tin
3.    Thu thập các báo cáo đang sử dụng
4.    Phân tích dữ liệu đầu vào nhằm kiểm tra xem nguồn dữ liệu có đầy đủ thông tin theo nhu cầu sử dụng của ban giám đốc và các cấp quản lý ?
5.    Trong mọi trường hợp mà Ban giám đốc và các cấp quản lý không biết hoặc biết nhưng không rõ ràng về báo cáo mục tiêu là gì thì chúng tôi sẽ tư vấn cho Ban giám đốc và các cấp quản lý những báo cáo cần thiết phù hợp với nhu cầu sử dụng của Ban giám đốc.
6.    Tư vấn cho Ban giám đốc các giải pháp hợp lý để cải thiện tình hình chậm báo cáo, không có báo cáo, báo cáo không đủ thông tin để phục vụ phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh.
7.    Xây dựng quy chế báo cáo.
8.    Xây dựng form lưu trữ dữ liệu và form báo cáo bằng excel từ cấp nhân viên tới cấp ban giám đốc một cách hệ thống và logic.
9.    Hướng dẫn, đào tạo tổ chức một buổi họp theo chủ đề một cách hiệu quả.
10. Sau 03 tháng khảo sát, đánh giá lại quy trình và biểu mẫu thực hiện.
11. Tiến hành chỉnh sửa cho phù hợp với tình hình thực tiễn.
Bấm vào đây để xem chi tiết: http://giaiphapvuottroi.com/xay-dung-he-thong-bao-cao-quan-tri/


Nguồn tin: http://kiemtoannoibo.com.vn
Đánh giá bài viết
Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Click để đánh giá bài viết

Ý kiến bạn đọc

Mã an toàn:   Mã chống spamThay mới     

 

Thống kê

  • Đang truy cập: 6
  • Hôm nay: 112
  • Tháng hiện tại: 8806
  • Tổng lượt truy cập: 2791015

Tin tức mới nhất

Bài được xem nhiều nhất